La gestion des données communes est modélisée de la manière suivante. Il existe au sein d’une entreprise des utilisateurs, organisés en groupes d’utilisateurs, un utilisateur pouvant appartenir à plusieurs groupes. Il existe également plusieurs applications (Comptabilité Générale, Comptabilité Analytique, Gestion Commerciale). Ces applications peuvent utiliser des bases de données communes ou des bases de données séparées. Ces applications peuvent également gérer plusieurs sociétés (On parle de comptabilité multi-sociétés par exemple)

Afin de gérer cela une base de données système (en quelques sorte) a été créée pour gérer toutes ces données. Toute connexion à toute application passe au préalable par une connexion à cette base de données. Elle est relativement simple et son modèle de données est fourni ci-dessous :